هدف از راه اندازی یک فایل سرور در حقیقت اینست که کاربران شبکه بتوانند تحت شرایطی که مدیر شبکه تعیین می کند ، فایل ها و اطلاعات خود را در شبکه به شکل متمرکز به اشتراک بگذارند. اگرچه در حالت عادی کاربران می توانند با استفاده از Tab (سر برگ) Sharing در هر پوشه بر روی کامپیوتر خود آن را به راحتی در یک شبکه به اشتراک بگذارند. ولی اجازه دادن به کاربران برای انجام این کار یک اشکال عمده برای مدیر شبکه ایجاد می کند . شما باید خود را به عنوان یک مدیر و طراح شبکه در یک شرکت بزرگ با هزاران کامپیوتر تصور کنید ، حالا فرض کنید که شما این اختیار را به کاربران عادی شبکه می دهید که بتوانند هر پوشه ای را درون کامپیوتر خود بدون هیچ محدودیتی در شبکه به اشتراک بگذارند! در اینصورت شما به عنوان مدیر در شبکه دهها هزار پوشه به اشتراک گذاری شده دارید که دیگر هیچ کنترولی بر روی آنها ندارید و اینجاست که مصیبت واقعی شما در شبکه نمایان می شود؟؟؟
بعد از گذشت چند روز کارمندان و کاربران محترم شرکت ، شبکه سازمان را عملا تبدیل به یک اینترنت داخلی با دهها هزار فایل پراستفاده (از قبیل فیلم ، عکس ، mp3 ، ویروس ،….) می کنند!! ( این مورد را در کشور عزیز خودمان تصور کنید و فکر کنید چه اتفاقاتی که در شبکه نخواهد افتاد !؟؟ بعد به ادامه ماجرا بپردازید… ) از این به بعد کاربران عملا وقت شریف اداری خود را تبدیل به اوقات خوش اداری همراه با استفاده از اینترنت داخلی رایگان!!! می کنند و بعد از چند وقت درخواست نصب بازی تحت شبکه هم به شما خواهد رسید . حالا شما دیگر هر کاری که لازم است ( خواهش ، تهدید ، تطمیع ، نذر و نیاز و …) انجام دهید. اگر پلیس فدرال آمریکا (FBI) توانست اینترنت را کنترول کند ، شما هم می توانید شبکه شرکت را کنترول کنید. ( البته یک راه اینست که کل شبکه را روی کاربران ببندید و خود را از این همه دردسر راحت کنید !!!) همه این مشکلات به دلیل اینست که ما یک شعار همیشگی را در شبکه فراموش کرده ایم و آن اینکه مدیر ( admin ) هر کاری باید بتواند انجام دهد و کاربر هر کاری نباید بتواند انجام دهد. ( البته این محترمانش بود… ) پس ما برای محقق شدن این شعار حداقل برای مورد به اشتراک گذاری پوشه ها ( و انشاالله در سایر موارد شبکه ) گام به گام مراحل طراحی یک فایل سرور مناسب را توضیح می دهیم باشد که مورد توجه شما قرار بگیرد .
نکته : باید توجه کرد که اگر شبکه یک سازمان بر اساس اکتیو دایرکتوری باشد . کاربران عادی شبکه (Domain Users) در حالت عادی نمی توانند پوشه ای را در شبکه به اشتراک بگذارند . ولی ممکن است در یک سازمان لازم باشد به کاربران فنی آن سازمان این امکان را بدهیم که بتوانند خود بر روی سیستم هایشان نرم افزارهای مورد نیاز خود را نصب کنند (عضویت یک اکانت کاربری در گروه Local Administrator) و یا یک سازمان کوچک داریم و شبکه آن به شکل Workgroup می باشد و کاربران آن ممکن است عضو گروه Administrators باشند . که در این صورت بی نظمی های گفته شده در شبکه ممکن است به وجود بیاید.